Kvalitetsmøbler direkte fra oss – uten mellomledd. Rask levering, personlig service og riktig pris.
- 69339040
Kvalitetsmøbler direkte fra oss – uten mellomledd. Rask levering, personlig service og riktig pris.
En kontorflytting blir fort dyrere enn nødvendig når beslutninger om arealer, møbler og logistikk tas hver for seg. Med en god guide til flytting av kontor kan dere i stedet bruke flyttingen til å få bedre arbeidsflyt, riktige arbeidsplasser og lokaler som fungerer for både ansatte og besøkende fra første arbeidsdag.
For de fleste bedrifter er ikke utfordringen å få transportert skrivebordene fra A til B. Det krevende er å koordinere mennesker, IT, inventar, adgang, drift og innredning uten at virksomheten stopper opp. God planlegging må derfor starte før dere sier opp, signerer ny leieavtale eller bestiller flyttebil.
Nye lokaler er en anledning til å rette opp problemer dere har levd med lenge. Kanskje møterommene alltid er opptatt, støynivået i kontorlandskapet er for høyt, eller ansatte mangler skjerming for konsentrasjonsarbeid. Å kopiere dagens løsning inn i et nytt lokale er sjelden den beste investeringen.
Begynn med å kartlegge hvordan arbeidsdagen faktisk ser ut. Hvor mange faste arbeidsplasser trenger dere? Hvor mange jobber hybrid? Trengs det stillerom, prosjektområder, telefonbokser, garderobe eller en bedre sosial sone? Avklar også behovene til resepsjon, ledelse, kundemøter og ansatte med særskilte ergonomiske krav.
Arealet må planlegges ut fra aktivitet, ikke bare antall ansatte. En bedrift med 30 medarbeidere kan ha behov for svært ulike løsninger avhengig av om hverdagen består av kundemøter, konsentrasjonsarbeid, salg, prosjektarbeid eller mye videomøter. Her er tegning og profesjonell rådgivning nyttig, fordi små justeringer i plassering av soner, oppbevaring og ganglinjer kan gi vesentlig bedre arealutnyttelse.
En kontorflytting trenger én intern prosjektansvarlig med mandat til å samle beslutninger. Vedkommende trenger ikke å gjøre alt, men må eie fremdriften og ha oversikt over avhengighetene. Uten dette ansvaret blir IT-avdelingen, gårdeier, flyttefirma og møbelleverandør ofte sittende med hver sin del av planen.
Sett opp en realistisk tidslinje tidlig. Ved større flyttinger bør arbeidet med planløsning og innredning starte flere måneder før overtakelse. Leveringstid varierer mellom produkter, og spesialtilpassede løsninger, belysning eller større mengder møbler krever mer forutsigbarhet enn et enkelt skrivebord.
Avklar blant annet:
En plan bør også ha en reserve. Det kan være forsinkelser i byggarbeid, tilgang til lokalene eller teknisk installasjon. Vurder om deler av virksomheten kan arbeide hjemmefra eller fra midlertidige plasser de første dagene dersom noe forskyves.
Ikke anta at alt gammelt må ut, men ikke la inventaret bestemme planløsningen. Gå systematisk gjennom hva dere har: skrivebord, kontorstoler, skap, møtebord, skjermvegger, sofaer og belysning. Registrer antall, mål, tilstand og om møblene passer inn i det nye arealet.
Et hev-senk skrivebord av god kvalitet kan ofte brukes videre, mens et stort møtebord kanskje ikke passer i et mindre møterom. Kontorstoler bør vurderes ekstra nøye. De brukes mange timer hver dag, og manglende justeringsmuligheter eller slitasje påvirker både komfort og arbeidsmiljø.
Gjenbruk kan være et godt valg økonomisk og praktisk, særlig når eksisterende møbler holder god kvalitet. Samtidig kan det koste mer enn det smaker å demontere, frakte og montere møbler som ikke passer i den nye løsningen. Vurder transport, arbeidstid, reparasjon og levetid samlet før dere bestemmer dere.
Et godt kontorlandskap handler ikke om å fylle flest mulig arbeidsplasser inn på færrest mulig kvadratmeter. Ansatte trenger god plass til å bevege seg, adgang til oppbevaring og soner som støtter ulike arbeidsoppgaver. Trange ganglinjer og tilfeldige møbelplasseringer skaper fort både støy og frustrasjon.
Ved arbeidsplassene bør høydejusterbare skrivebord, ergonomiske kontorstoler og riktig skjermplassering være grunnlaget. Mange virksomheter velger lik bordløsning for alle, men stoler og tilbehør bør kunne tilpasses den enkelte. Fotstøtte, dokumentholder, skjermarmer og riktig belysning kan være små tiltak med stor betydning for arbeidsdagen.
Møterommene trenger også mer enn et bord og noen stoler. Tenk gjennom kapasitet, behov for skjerm, kamera, strømuttak og akustikk. Et rom for raske interne avklaringer kan innredes enklere enn et representativt møterom for kundebesøk. Når rommene får tydelige formål, blir det lettere å velge riktig størrelse og møblering.
Støy er en av de vanligste årsakene til at ansatte mistrives i åpne kontorlandskap. Akustiske skillevegger, tepper, tekstilmøbler og himlingsløsninger kan dempe lyd, men plasseringen av funksjonene er minst like viktig. Legg sosiale soner og områder for telefonsamtaler vekk fra konsentrasjonsplasser når lokalene tillater det.
Belysning bør planlegges sammen med møbleringen. Dagslys er verdifullt, men kan gi refleksjoner på skjermer. Arbeidsplasser trenger et godt og jevnt lys, mens møteområder og resepsjon gjerne kan ha en annen lyssetting. Bordlamper kan være et godt supplement der takbelysningen ikke dekker behovet alene.
God oppbevaring gjør kontoret ryddigere og mer effektivt. I aktivitetsbaserte løsninger er personlige garderobeskap eller låsbare skap ofte nødvendig. Ved faste plasser kan skuffeseksjoner og skap i nærheten redusere unødvendig leting og rot. Samtidig bør oppbevaringen ikke stjele verdifull arbeidsflate eller blokkere lys og gangsoner.
En ferdig møblert arbeidsplass fungerer ikke uten strøm, nettverk og riktig teknisk utstyr. IT-planen må derfor gå parallelt med innredningsplanen. Avklar hvor arbeidsplasser, skrivere, skjermer, møteromsskjermer og trådløse tilgangspunkter skal stå før kabling og møbler monteres.
Tenk også på detaljene som ofte blir oppdaget for sent: tilstrekkelig antall strømuttak, kabelhåndtering under bordene, kapasitet i møterom, plassering av søppelhåndtering og enkel tilgang til renhold. Dersom ansatte skal jobbe hjemmefra under selve flyttingen, må utstyr og tilgang være avklart på forhånd.
I dagene før innflytting bør dere teste nettverk, videomøter, adgangskort, printere og skjermløsninger. Dette reduserer risikoen for at første arbeidsdag brukes på feilsøking i stedet for arbeid.
Merk alt som skal flyttes med rom, sone og eier. Det gjelder ikke bare esker, men også skjermer, stoler, skap og løse deler til møbler. En enkel merkeplan sparer mye tid når alt skal på plass i nye lokaler.
Avtal rekkefølgen nøye. Først bør rom og arealer klargjøres, deretter kan større møbler leveres og monteres. IT-utstyr og personlige eiendeler kommer normalt etter at arbeidsplassene er klare. Dersom leverandøren kan ta ansvar for levering og montering, blir det færre overleveringer og mindre koordinering for den interne prosjektansvarlige.
Informer ansatte med konkrete beskjeder, ikke bare datoen for flyttingen. De bør vite når de pakker ned, hva de skal ta med selv, hvor de sitter i de nye lokalene og hvem de kontakter ved spørsmål. God informasjon gjør overgangen roligere og gir en bedre start i det nye kontoret.
Flyttingen er ferdig når lokalene fungerer i praksis, ikke når siste eske er båret inn. Sett av tid etter innflytting til å justere bordplassering, oppbevaring, lys og soner basert på erfaringene de første ukene. Ansatte vil raskt se hvor køen oppstår, hvilke rom som mangler utstyr, og om støynivået er høyere enn forventet.
Kontor Konsult kan bidra med gratis rådgivning, tegning, møbler, levering og montering når dere ønsker én samarbeidspartner gjennom hele prosessen. Det viktigste er likevel å bruke flyttingen som et bevisst grep for arbeidsmiljøet: Et kontor som er planlagt for menneskene og oppgavene deres, gjør hverdagen enklere lenge etter at flytteeskene er borte.
Fyll ut skjemaet nedenfor så tar vi kontakt med deg fortløpende!
